El registro salarial obligatorio es una exigencia legal que afecta a todas las empresas en España, independientemente de su tamaño o sector.
Sin embargo, muchas empresas todavía cometen errores al elaborarlo o directamente desconocen qué debe incluir.
En este artículo de GEMAP analizamos qué es el registro salarial obligatorio, qué empresas deben tenerlo, qué información debe incluir y cuáles son los errores más frecuentes que pueden acabar en multas.
Qué es el registro salarial obligatorio y qué empresas deben tenerlo
El registro salarial obligatorio es un documento interno que recoge los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de la plantilla, diferenciados entre hombres y mujeres. El objetivo de esta obligación es detectar posibles desigualdades retributivas y facilitar la transparencia salarial dentro de las empresas.
La obligación se incorporó al ordenamiento laboral español mediante el Real Decreto-ley 6/2019, que modificó el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores. Posteriormente, el Real Decreto 902/2020 desarrolló con mayor detalle cómo deben elaborarse los registros retributivos y qué información deben contener.
La normativa es clara: todas las empresas con trabajadores deben disponer de este documento, sin importar su tamaño. Esto significa que tanto grandes compañías como pequeñas empresas o pymes deben contar con su registro actualizado.
Qué debe incluir el registro retributivo de una empresa
El documento debe reflejar los valores medios de las retribuciones de la plantilla desglosados por sexo y por categorías profesionales o puestos de trabajo equivalentes.
El registro debe incluir información sobre diferentes conceptos salariales, entre ellos:
- Salario base anual.
- Complementos salariales (antigüedad, disponibilidad, nocturnidad, idiomas, etc.).
- Pagas extraordinarias.
- Percepciones extrasalariales, como dietas o compensaciones.
Además, los datos deben organizarse según diferentes criterios de clasificación profesional dentro de la empresa. Por ejemplo, el registro retributivo puede analizar las retribuciones según:
| Criterio de análisis | Qué analiza |
| Grupo profesional | Retribuciones medias por grupo laboral. |
| Categoría profesional | Diferencias salariales dentro de cada categoría. |
| Puesto de trabajo | Comparación entre puestos de igual valor o equivalentes. |
| Antigüedad | Relación entre los años de servicio en la empresa y el salario percibido. |
Este nivel de detalle permite detectar si existen brechas salariales entre hombres y mujeres en puestos de igual valor. Si se identifican diferencias significativas, la empresa debe justificar de forma objetiva los motivos de esas variaciones salariales.
También es importante tener en cuenta que el registro no es un documento estático. La normativa establece que debe actualizarse al menos una vez al año o cuando se produzcan cambios relevantes en la estructura salarial de la empresa.
Diferencias entre registro salarial y auditoría retributiva
Aunque ambos instrumentos están relacionados con la igualdad salarial en las empresas, no son exactamente lo mismo.
El registro salarial obligatorio es una herramienta de transparencia que recoge datos retributivos de la plantilla y permite analizar posibles diferencias salariales.
En cambio, la auditoría retributiva implica un análisis más profundo de las políticas salariales de la empresa y suele formar parte del plan de igualdad.
Las empresas con 50 o más trabajadores, además del registro retributivo, deben realizar una auditoría salarial dentro de su plan de igualdad. Este proceso examina con mayor detalle la política retributiva y propone medidas para corregir posibles desigualdades.
Sanciones por no tener registro salarial o hacerlo incorrectamente
La Inspección de Trabajo ha incrementado el control sobre el cumplimiento de la normativa de igualdad salarial en los últimos años.
No disponer de este documento o tenerlo elaborado de forma incorrecta puede considerarse una infracción administrativa. Las sanciones más habituales incluyen:
- Multas administrativas por incumplir la obligación de registro salarial.
- Requerimientos para elaborar el documento en un plazo determinado.
- Sanciones más elevadas si se detecta discriminación salarial.
Las multas pueden oscilar entre 626 € y 6.250 € en infracciones básicas, aunque pueden aumentar considerablemente si se demuestra desigualdad retributiva entre hombres y mujeres. En situaciones graves, las sanciones pueden alcanzar cifras mucho más elevadas.
Además del impacto económico, el incumplimiento puede generar problemas reputacionales para la empresa y tensiones internas en la plantilla.
Errores frecuentes en el registro salarial que cometen muchas empresas
Al elaborar el registro salarial obligatorio, muchas empresas cometen fallos que pueden generar problemas en una inspección laboral. Los más habituales son:
- Incluir solo el salario base, sin reflejar complementos, variables o percepciones extrasalariales.
- No desglosar los datos por sexo o categoría profesional, lo que impide analizar la igualdad salarial.
- Agrupar puestos de trabajo que no son equivalentes, ocultando posibles diferencias retributivas.
- No actualizar el registro cada año o tras cambios relevantes en salarios o plantilla.
- No justificar diferencias salariales significativas con criterios objetivos como antigüedad, experiencia o responsabilidades.
Cómo hacer un registro salarial correcto en tu empresa
Para elaborar un registro salarial conforme a la normativa, es recomendable seguir un proceso estructurado que permita analizar correctamente la información retributiva de la empresa. Los pasos básicos suelen ser:
- Recopilar toda la información retributiva de la plantilla: salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales.
- Clasificar a los trabajadores según categorías profesionales o puestos de trabajo equivalentes.
- Calcular los valores medios de las retribuciones, diferenciando entre hombres y mujeres.
- Analizar posibles diferencias salariales para detectar brechas retributivas y sus causas.
- Utilizar herramientas o plantillas, como modelos de registro salarial en Excel u otros sistemas especializados.
- Contar con asesoramiento laboral especializado, especialmente si la empresa debe coordinar el registro con el plan de igualdad o una auditoría retributiva.
Asesoramiento para cumplir con el registro salarial obligatorio en tu empresa
En GEMAP ayudamos a empresas y pymes a cumplir correctamente con el registro salarial obligatorio, evitando errores que puedan derivar en sanciones o requerimientos de la Inspección de Trabajo.
Si quieres asegurarte de que tu empresa cumple con la normativa de igualdad salarial y transparencia retributiva, podemos ayudarte a revisar tu situación y elaborar un registro salarial adaptado a tu organización.
Preguntas frecuentes sobre registro salarial obligatorio
El registro salarial obligatorio es un documento que recoge los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de los trabajadores de una empresa, desglosados por sexo y categorías profesionales.
Todas las empresas con trabajadores en España deben disponer de un registro salarial, independientemente de su tamaño o sector.
El registro retributivo debe incluir los valores medios del salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla.
La normativa establece que el registro salarial debe revisarse y actualizarse al menos una vez al año. También es recomendable actualizarlo cuando se producen cambios importantes en la estructura salarial de la empresa, como modificaciones en las tablas salariales o nuevas incorporaciones.
El registro salarial es obligatorio para todas las empresas y recoge datos retributivos medios de la plantilla. La auditoría retributiva, en cambio, es un análisis más profundo que forma parte del plan de igualdad y que se exige a empresas con 50 o más trabajadores.
Para preparar el registro salarial ante una inspección, la empresa debe asegurarse de que el documento esté actualizado, incluya todos los conceptos retributivos y esté correctamente desglosado por sexo y categorías profesionales. También es importante poder justificar cualquier diferencia salarial significativa con criterios objetivos y documentados.
