Formació programada: l’ajut que moltes pimes deixen passar per desconeixement

Cada mes la teva empresa cotitza per formació, però això no garanteix que el teu equip rebi ni una hora de curs.

Si no es planifica i no es comunica bé, el crèdit es perd. L’anomenada “formació programada per les empreses” és, a la pràctica, una oportunitat: millorar competències dels teus treballadors utilitzant les bonificacions a les assegurances socials. I, tot i això, milers d’empreses la deixen passar.

Si tens treballadors en nòmina, cada mes la teva empresa cotitza per formació. Aquesta partida apareix a les assegurances socials, passa desapercebuda en el dia a dia i, no obstant, és la clau per finançar cursos que milloren la qualificació de la seva plantilla.

La normativa parla de “formació programada per les empreses”. Dit en llenguatge pla: és la formació que vostè decideix, orientada a les necessitats reals del seu negoci, i el cost de les quals pot recuperar totalment o parcialment mitjançant bonificacions a les cotitzacions a la Seguretat Social. El problema és que moltes empreses ni ho saben, ni ho planifiquen, ni ho comuniquen bé. Resultat: el crèdit de formació es queda gens.

Quin tipus de formació entra aquí?

No es tracta de cursos “teòrics” desconnectats del dia a dia. La formació ha de tenir relació amb l’activitat de l’empresa i amb les necessitats actuals o futures dels seus treballadors:

• Actualització normativa (laboral, prevenció, fiscal…).
• Habilitats de gestió, atenció al client, eines digitals.
• Millora de processos interns, qualitat i organització.

Fins i tot es pot utilitzar per donar contingut real al dret del treballador a 20 hores anuals de formació a la feina, sempre que s’organitzi dins del marc previst al RD 694/2017.

Qui se’n pot beneficiar?

Aquí ve la part bona: pràcticament qualsevol empresa que cotitzi per formació i tingui centres de treball a Espanya pot accedir a aquest sistema, amb independència de la mida o el sector.

És igual si el teu negoci és una pime de 5 persones o una companyia amb diversos centres:
si cotitzes per formació i organitzes cursos per als teus treballadors, pots aplicar bonificacions a les assegurances socials fins al límit del seu crèdit.

Com s’organitza la formació (i per què no cal improvisar)

L’empresa pot organitzar els cursos de diferents maneres:

• Planificar-los i impartir-los amb mitjans propis, si disposa d’estructura i personal per fer-ho.
• Encarregar lorganització a entitats externes: organitzacions empresarials o sindicals, associacions, entitats de formació inscrites, etc.
• Agrupar-se amb altres empreses, especialment en el cas de plantilles petites, per gestionar conjuntament els seus crèdits, mantenint sempre separat el crèdit de cadascuna.

Sigui quina sigui la fórmula, la condició bàsica és que qui imparteixi la formació sigui una entitat formativa inscrita al registre corresponent. Si això falla, la bonificació es posa en risc.

El crèdit de formació: diners que hi són… però es pot perdre

Cada any, a la seva empresa se li assigna un crèdit de formació, calculat en funció del que va cotitzar per formació a l’exercici anterior i del percentatge que marqui la Llei de Pressupostos.
A més, la norma garanteix un crèdit mínim perquè fins i tot les empreses més petites puguin fer alguna acció formativa.

Alguns punts clau que convé tenir presents:

• Empreses noves o amb nous centres: també tenen dret a crèdit quan incorporen treballadors, aplicant-hi els imports fixats en pressupostos.
• Empreses de menys de 50 treballadors: poden demanar, a través del sistema electrònic, acumular el crèdit no consumit i fer-lo servir en el següent exercici o en els dos següents. Si tampoc no s’utilitza en aquest termini… es perd.
• Les empreses es poden agrupar (sobretot les de menys de 100 treballadors) per gestionar juntes els seus crèdits, però cadascuna només pot fer servir el seu.

En resum: si no es planifica, si no es comunica a temps o si no s’executen bé els cursos, aquests diners que ja estan pagant a les assegurances socials no tornen.

Obligacions de l’empresa que es bonifica

Perquè la formació sigui bonificable no n’hi ha prou amb “fer un curs” i ja està. L’empresa té una sèrie d’obligacions que és important no descuidar:

• Informar i, si escau, consultar la representació legal dels treballadors sobre les accions programades.
• Comunicar l’inici i la fi de cada acció formativa a través del sistema electrònic del SEPE/FUNDAE, amb totes les dades: continguts bàsics, dates, horaris, lloc, número de participants, tutors, etc.
• Portar un control clar dels costos, identificant-los en comptabilitat sota un epígraf específic de “formació a la feina”.
• Conservar la documentació justificativa durant almenys quatre anys: factures, bonificacions practicades, comunicacions, etc.
• Acreditar l’assistència dels participants mitjançant fulls de signatura o sistemes equivalents, i guardar aquests registres.
• Facilitar i conservar els qüestionaris d’avaluació de qualitat que han d’emplenar els participants en acabar.
• Garantir que, per al treballador, la formació és totalment gratuïta.
• Estar al corrent amb Hisenda i la Seguretat Social a l’hora d’aplicar la bonificació.

Si l’empresa cessa la seva activitat abans que transcorri el termini de conservació, ha de remetre la documentació a l’Administració a través de la Fundació Estatal per a la Formació en lOcupació.

Què hi ha de la relació amb lAdministració?

No totes les empreses tenen el mateix interlocutor:

• Si tots els seus centres estan en una mateixa comunitat autònoma, el seguiment i control el porta la comunitat autònoma.
• Si teniu centres en diverses, la competència recau en el Servei Públic d’Ocupació Estatal, que també gestiona, juntament amb la Fundació Estatal, el sistema electrònic de comunicacions.

A efectes pràctics, el que veu la seva empresa és l’aplicació telemàtica on es comuniquen els cursos i, posteriorment, es practica la bonificació en les assegurances socials.

Recorda…

• Cada any la teva empresa té crèdit de formació: si no es fa servir correctament, es perd.
• Les comunicacions (inici i fi dels cursos) no són un simple tràmit: un error formal pot fer que no sigui bonificable.
• Compte de contractar formació a entitats no inscrites: hi pot haver cursos molt atractius comercialment, però si no compleixen requisits, la bonificació està en risc.
• A empreses petites, la possibilitat d’acumular crèdit dos anys és una oportunitat… sempre que algú ho planifiqui i ho mogui a temps.
• En inspeccions i controls, la primera cosa que es demana són: comunicacions, factures, justificants d’assistència i comptabilitat separada. Si no està tot endreçat, comencen els problemes.

Aquí és on entra el valor d’una assessoria que domini bé aquest terreny. No es tracta només de “donar d’alta cursos”, sinó d’acompanyar l’empresa a tot el cicle:

• Analitzar el crèdit disponible i la situació de lempresa (mida, centres, plantilla).
• Dissenyar un pla de formació útil de debò, alineat amb l’activitat i les necessitats de l’equip.
• Gestionar tota la part administrativa i telemàtica: comunicacions, seguiment, documentació, bonificacions.
• Assegurar que no es cometen errors que puguin donar lloc a devolucions o sancions.

Si vols deixar de perdre el crèdit de formació que ja està pagant i convertir-lo en cursos concrets per a la gent, és un bon moment per revisar la situació de la teva empresa i organitzar un pla.

Poseu-vos en contacte amb Gemap per veure com podem planificar aquesta formació.